Kişisel Verilerin

Korunması Politikası   

Sayın Müşterilerimiz, İş ortaklarımız, Ziyaretçilerimiz, Çalışan Adaylarımız ve Personelimiz; Florya Entegre Et San. Ltd. Şti. (“Şirket Adı” veya “Şirket”) olarak kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem veriyoruz. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verileriniz ve işleme süreçleri hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

İşbu Politika ile, Şirket’in “şirket faaliyetlerinin şeffaflık içinde yürütülmesi ilkesi”nin sürdürülebilirliği amaçlanmaktadır. Bu kapsamda, Şirket veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVK Kanunu”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler belirlenmekte ve Şirket tarafından yerine getirilen uygulamalar açıklanmaktadır.

Politika, Şirket tarafından otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla gerçekleştirilen, kişisel verileri işlenen gerçek kişilere yöneliktir.

Politika, Şirket tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

KİŞİSEL VERİLERİNİZ NELERDİR?

Kişisel veriler, kimliğinizi belirleyen ya da belirlenebilir kılan bilgiler anlamına gelmektedir. Şirket tarafından işlenebilecek kişisel verilerinize ait kategoriler, aşağıda belirtilmiştir.

• Kimlik Verisi : Bu veri kategorisi, T.C. Kimlik Numarası, ad, soyad, doğum yeri ve tarihi, medeni durum, cinsiyet, kimlik belgesi örneği, gibi veri türlerini ifade etmektedir.
• İletişim Verisi : Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur (Telefon, posta adresi, e-posta, faks numarası, IP adresi, )

• Özel Nitelikli Kişisel Veriler : Bu veri kategorisi, (i) personelden özlük ve iş güvenliği kapsamında alınan sağlık verileri  (ii) kişilere ait ceza mahkumiyetlerine ilişkin adli sicil kayıtları  gibi veri türlerini ifade etmektedir.
• Görsel Veri : Personelin işe girişlerinde alınan fotoğraf veya (_____________________) fiziki ortamlarında güvenlik amacıyla yapılan kamera kayıtlarında yer alan kişilere ait görüntüyü ifade eder.
• Özlük Verileri : Personel ile kurulan iş akdi çerçevesinde yasal olarak oluşturulması gereken özlük dosyası kapsamında personele ait kimlik, iletişim bilgilerinin yanı sıra, meslek, eğitim, finansal veri vb. bilgilerin yer aldığı veri türüdür.
• Sözleşme Verisi : Florya’nın hukuki veya ticari ilişki içinde bulunduğu iş ortakları, tedarikçileri ve dış kaynakları ile kurduğu sözleşmesel bağ neticesinde veri tabanına işlemiş olduğu imza, imza sirküleri, gerçek kişi şirket bilgisi gibi verilerin tamamını ifade etmektedir.
• Konum Verisi : Florya’nın iç denetim amacı ile işlemiş olduğu çalışanlarına ait konum verilerinin tamamını ifade etmektedir.
• Performans Verisi : İç denetim ve işlerliği arttırma amacı ile şirket içinde personel için, şirket dışında ise iş ortaklarının performans denetimi amacı ile işlenen verilerin tümüdür.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata uygun olarak aşağıdaki amaçlar ile işlenebilecektir;

Müşteriler İçin;

• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
• Ticari / Sözleşmesel ilişki kapsamında işlem ve faaliyetleri yürütmek ve mali ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek
• Ürün ve hizmetlerin tanıtım ve pazarlaması, bunlara ilişkin sizinle iletişime geçilmesi,
• Talep / Şikâyetlerin Takibi
• Üretici sorumluluğu kapsamında garanti yükümlülüklerinin yerine getirilmesi

Çalışanlar İçin;

• Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Resmi kurumlara gerekli yasal bildirimleri gerçekleştirmek, Resmi kurumlar nezdinde teşviklerden yararlanmak, Resmi Kurumları denetimleri kapsamında ilgili makamlara bildirimde bulunmak
• İnsan kaynakları operasyonlarının ve özellikle özlük faaliyetinin yürütülmesi,
• Çalışan denetimini sağlamak ve işverenin yönetim hakkı kapsamında gerekli veri işleme faaliyetinde bulunulması

Çalışan Adayları için;

• Çalışan Adayı Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• İnsan kaynakları operasyonlarının ve özellikle işe alım süreçlerinin yürütülmesi,
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini

Tedarikçi/İş Ortakları İçin,

Şirketimiz ile aranızdaki ticari ilişki kapsamında, firma yetkililerinize ve çalışanlarınıza ait  kişisel veriler, Kanun’un 5. Maddesinde belirtilen; Sözleşmelerimizin kurulması ve ifası, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve şirketimizin meşru menfaatleri kapsamında Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve kişisel veri işleme şartları dahilinde, aşağıda yer alan amaçlar kapsamında işlenebilmektedir:

• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Hukuksal süreçlerin yürütülmesi ve takibi
• Şirket İç Operasyonlarının yürütülmesi
• Strateji planlama & iş ortakları/tedarikçi yönetimi
• Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması
• İlgili mevzuat gereği saklanması gereken bilgilerinizin muhafazası; bilgi kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması, yedeklenmesi; bilgilerinizin tutarlılığının kontrolünün sağlanması; veri tabanlarımızın ve bilgilerinizin güvenliği için gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması

Ziyaretçiler İçin;

Şirketimizi, web sitemizi ve diğer iş yerlerimizi ziyaretleriniz kapsamında, şirketimizin ve sizlerin güvenliğin sağlanmasının yanı sıra yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve meşru menfaatlerimize bağlı olarak, fiziki ortamlarda güvenlik kamerası ve ziyaretçi kayıt defterleri ile kimlik ve görsel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir.

• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• İnternet erişimi sağlanması ve erişim güvenliğinin temini

Potansiyel Müşteriler İçin;

Web sitemizi ziyaretleriniz, Sosyal Medya Hesaplarımızdaki paylaşımlarınız, şirketimize ilettiğiniz talep ve şikâyetleriniz ve fuar alanlarındaki stantlarımızda ki formlar vasıtasıyla doğrudan sizlerden temin edilen kimlik ve iletişim bilgileriniz; talep ve şikâyetlerinizin yönetimi için kanunun 5/2 maddesi uyarınca işlenmekte; şirketimizin ürün ve hizmetlerinden haberdar olmanız ve sizlere özel bir takım ürünlerin sunulması hedefi çerçevesinde ise pazarlama amacına uygun olarak ve açık rızanıza istinaden işlenmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz; web sitesi ziyaretleri, işe alım süreçleri, işyerlerimizi ziyaretleriniz gibi her türlü fiziksel ve elektronik ortam vasıtasıyla toplanmakta olup, kişisel verinin niteliğine ve işlenme amacına bağlı olarak Kanunun 5. Maddesinin 2. Fıkrası ve devamındaki hukuka uygunluk sebeplerine (aşağıda açıklanmıştır), böyle bir sebep bulunmaması halinde ise açık rızanıza istinaden toplanacaktır. Kişisel verileriniz aşağıda yer verilen hukuki sebeplere dayanarak, tamamen otomatik, kısmen otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir, bu Politika’da yer verilen amaçlarla işlenebilir ve aktarılabilir.

• Florya’nın tabi olduğu yerel veya yabancı mevzuatta öngörülmüş olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, talep edilen ürün ve hizmetleri sunabilmek veya akdettiğiniz sözleşmelerin gereğinin yerine getirilmesi,
• Florya’nın hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,
• Tarafınızca alenileştirilmiş olması,
• Florya’nın mevzuat veya iç uygulayışı gereği bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenisinin zorunlu olması,
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Florya’nın meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILMASI

Florya’nin kişisel verilerinizi bu Politika’da yer verilen amaçlarla Kanun ve sair mevzuat kapsamında aşağıdaki yurt içi alıcı gruplarına aktarabilecektir:

• Ürün ve hizmetlerin sunulması, tanıtılması ve benzeri amaçlarla iş birliği yapılan ve/veya hizmet alınan iş ortaklarımız, tedarikçi firmalar ile bankalar, finans kuruluşları,
• Avukatlar, denetçiler, danışmanlar ve hizmet alınan firmalara,
• Tarafınızca yetki verilmiş olan vekil, vasi ve temsilcilerinize,
• Düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili kurum veya kuruluşlara ve bunların belirlediği kişilere
• Çalışanlar bazında iletişim kurulması için, ürün satışı ve hizmet alımı ilişkisinde bulunduğumuz iş ortaklarımıza

HAKLARINIZ

Kanun’un 11. maddesi gereğince; bu Politikanın “İletişim” bölümünde yer alan yöntemlerle (_____________________)’ye başvurarak,

• Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme

KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI

Şirket tarafından, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbir alınmaktadır.

Bu kapsamda Şirket tarafından gerekli her türlü (i) idari ve (ii) teknik tedbirler alınmakta, (iii) şirket bünyesinde denetim sistemi kurulmakta ve (iv) kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirlere uygun olarak hareket edilmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya İlgili Kişinin talebi üzerine Şirket, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.

Florya, kişisel verilerin imha usullerinin belirlendiği bir İMHA POLİTİKASI hazırlamış ve şirket içinde yayınlamıştır. Aynı şekilde Florya Veri envanterinde her bir veri türü için saklama süreleri açıkça belirlenmiş ve bu konuda bir süre matrisi oluşturulmuştur. Tüm imha süreçleri bu politikaya ve süre matrisine uygun olarak yürütülmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

Florya; KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

Florya, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

TEKNİK TEDBİRLER

Florya tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

• Florya bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri, kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.
• Teknik konularda departmanlar kurulmuş olup bu konuda bilgili personel istihdam edilmektedir.
• Yeni teknolojik gelişmeler takip edilmekte ve özellikle siber güvenlik alanında sistemler üzerinde teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
• Florya bünyesindeki her bir bölüm özelinde belirlenen hukuksal uyum gereksinimleri çerçevesinde erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
• Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir. Eski çalışanlara erişim kısıtlaması uygulanmakta, hesaplar kapatılmaktadır.
• Florya içi işleyiş gereğince alınan teknik önlemler ilgili kullanıcılara raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
• Virüs koruma sistemleri, veri açığı güvenlikleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
• Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.
• Kişisel verilerin toplandığı uygulamalar da dahil olmak üzere tüm bilgi sistemleri, güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak dış etki testine tabi tutulmakta ve bu testin sonuçlarına göre bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

İDARİ TEDBİRLER

Florya tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınan idari tedbirler:

• Florya çalışanları, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
• Florya’nın yürütmekte olduğu tüm kişisel veri işleme faaliyetleri; detaylı olarak tüm iş birimlerinin analiz edilmesi suretiyle oluşturulmuş kişisel veri envanteri ve eklerine uygun olarak yürütülmektedir.
• Florya bünyesindeki ilgili bölümlerin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVKK’nın aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için yerine getirilecek olan yükümlülükler, Florya tarafından yazılı politika ve prosedürlere bağlanmış olup her bir iş birimi bu konu ile ilgili bilgilendirilmiş ve yürütmekte olduğu faaliyet özelinde dikkat edilmesi gereken hususlar belirlenmiştir.
• Florya bünyesindeki bölümlerin kişisel veri güvenliği ile ilgili denetim ve yönetimi, Kişisel Verilerin Korunması Komitesi tarafından organize edilmektedir. İş birimi bazında belirlenen hukuksal gerekliliklerin sağlanması için farkındalık yaratılmakta, bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politika, prosedürler ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.
• Florya ile çalışanlar arasındaki hizmet sözleşmeleri ve ilgili belgelere, kişisel veriler ile ilgili bilgilendirme ve veri güvenliğini içerir kayıtlar konulmakta ve ek protokoller yapılmaktadır. Bu konuda çalışanlar için gerekli farkındalığı yaratmaya yönelik çalışmalar yapılmıştır.

Florya bünyesindeki her bir bölüm özelinde, kişisel veri işleme süreçleri dikkate alınarak hukuki uyum, şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri uygulanmaktadır.

İLETİŞİM

Yukarıda belirtilen KVKK kapsamındaki haklarınızı kullanmak için, ilgili talebinizi www.(_____________________).com.tr web sitesinde yer alan başvuru formunu doldurarak veya ilgili mevzuatın aradığı başvuru koşullarını taşıyan bir başka yazılı belge ile kimliğinizi teyit etmeye yarayacak belgeler ile posta adresimize; ıslak imzalı olarak elden doğrudan şirket adresimize veya elektronik posta yoluyla veya kvkk@(_____________________).com.tr adresine iletebilirsiniz.

Veri sahiplerinin (ilgili kişilerin) kişisel verilerine ilişkin taleplerini Şirketimize yazılı olarak iletmeleri durumunda, Şirket veri sorumlusu sıfatıyla KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri yürütmektedir.

Şirket, veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, başvuruda bulunan kişinin başvuruya konu kişisel verinin sahibi olup olmadığını tespit etmek amacıyla bilgi talep edebilir. Şirketimiz ayrıca İlgili Kişinin başvurusunun talebe uygun bir biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak adına, başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

İlgili kişinin başvurusunun; diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması, orantısız çaba gerektirmesi, bilginin kamuya açık bir bilgi olması gibi durumlarda, Florya tarafından gerekçesi açıklanarak talep reddedilebilecektir.

FLORYA ENTEGRE ET SAN. LTD. ŞTİ.

ADRES: BAHÇELİEVLER MAH. İSTİKLAL CAD. NO:192 İLKADIM/SAMSUN

TELEFON: +90 362 233 27 32

WEB: www.florya.com.tr